Worauf es bei der Kilometerpauschale ankommt
Heute Kiel, morgen Bremen: Wer beruflich viel unterwegs ist, macht viele Kilometer, und die können als Reisekosten abgerechnet werden. DB MOBIL erklärt, welche Rolle dabei die Kilometerpauschale spielt, wie hoch sie ausfällt und wie Sie sie korrekt berechnen.
Das Kundenmeeting, eine Fachmesse oder ein Fortbildungsseminar – es gibt viele Gründe, dienstlich zu reisen. Die Ausgaben für die Fahrten zu einem Termin und zurück zählen – ebenso wie Unterkunft und Verpflegung – zu den Reisekosten. Die bekommen Sie als Arbeitnehmer:in entweder durch die Arbeitgeber:innen ersetzt. Oder Sie machen diese Fahrtkosten beim Finanzamt mit der Steuererklärung geltend. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Strecke im beruflichen Auftrag zurücklegen.
Was zählt als Dienstreise?
Als Dienstreise gilt eine beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit, zum Beispiel Fahrten zu Kund:innen und Lieferfirmen, zu Meetings und Montageeinsätzen, Tagungen und Exkursionen.
Doch nicht jede Auswärtstätigkeit entspricht der Definition, der Termin im Nachbarort oder -bezirk gehört nicht dazu. Abrechnungen auf Kilometerbasis für eine kurze Strecke lohnen kaum, es besteht auch offiziell kein Anspruch darauf. Eine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn Sie mindestens über die Stadtgrenze hinaus reisen müssen. Allerdings: Wie viele Kilometer oder Stunden dafür mindestens aufgewendet werden müssen, ist nicht klar geregelt. Im Zweifelsfall sollten Arbeitnehmer:innen mit der Führungskraft sprechen. Scharf zu trennen ist die Dienstreise vom Weg zur Arbeitsstätte, der per Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, abgerechnet werden kann.
Ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie sie vergütet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier finden Sie einen ganzen Artikel von DB MOBIL zu diesem Thema.
Wann greift die Kilometerpauschale?
Die Transportmöglichkeiten zum Auswärtstermin sind vielseitig. Bei Reisen per Flugzeug, Bahn oder mit anderen öffentlichen Verkehrsmitteln übernehmen Arbeitgeber:innen in der Regel entweder schon vorab die Kosten oder erstatten diese nachträglich im Rahmen einer Spesen- oder Reisekostenabrechnung.
- Eine Kilometerpauschale fällt nur dann an, wenn Sie die Fahrt mit dem eigenen Fahrzeug unternehmen. Das kann der eigene Pkw sein, aber auch ein Motorrad oder ein E-Bike.
- Bei der Kilometerpauschale handelt es sich um einen Pauschalbetrag, den Sie als Arbeitnehmer:in oder Selbstständige:r für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen können.
Gut zu wissen: Unternehmen sind nicht verpflichtet, die Kosten für die Reise in voller Höhe der Pauschale zu erstatten, auch wenn zufriedene Arbeitnehmer:innen in ihrem Interesse liegen dürften. Dafür gilt: Alle Reisekosten, auch die Kilometerpauschale, die durch Arbeitgeber:innen nicht übernommen werden, können Mitarbeitende mit der Steuererklärung absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt die Ausgaben für Dienstreisen als sogenannte Werbungskosten.
So wird abgerechnet
Das Bundesreisekostengesetz sieht eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro pro mit dem Auto zurückgelegten Kilometer vor. Für Fahrten mit einem Motorrad, Moped oder Mofa sind es 0,20 Euro. Werden Dienstfahrten mit einem Elektrofahrrad unternommen, ist zu unterscheiden, ob das Fahrrad verkehrsrechtlich als Fahrrad (Pedelec) oder als Kraftfahrzeug (S-Pedelec, E-Bike) einzustufen ist. Letzteres sind Elektro-Fahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt. In diesem Fall können Sie die Pauschale in Höhe von 0,20 Euro je gefahrenen Kilometer absetzen.
Im Trend: Carsharing
Jede(r) zehnte Autofahrer:in nutzt bereits Carsharing. Es schont das Budget, das mit dem Unterhalt des eigenen Pkw beansprucht wird und ist vor allem in Städten und Ballungsgebieten eine attraktive Alternative. Die DB bietet mit Flinkster ein flächendeckendes Carsharing-Netzwerk in rund 400 Städten deutschlandweit sowie in Teilen Europas an.
Doch auch hier gilt: Grundvoraussetzung ist die berufsbedingte Nutzung, um die Fahrtkosten abzurechnen. Wer Carsharing für den alltäglichen Arbeitsweg in Anspruch nimmt, kann diese als Entfernungspauschale im Rahmen der Werbungskosten mit der Steuererklärung geltend machen. Auch Dienstreisen lassen sich damit wahrnehmen.
Statt einer Pauschale für die gefahrenen Kilometer werden hier allerdings die Quittungen für den Carsharing-Tarif abgerechnet. Der Rechner des Carsharing-Anbieters Flinkster zeigt die voraussichtliche Summe von Mietkosten und Verbrauchspauschale an.
Ein anderer Topf: Die Entfernungspauschale
Mitunter ist die Verwirrung hoch: Wenn von Kilometerpauschale gesprochen wird, ist oftmals die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale gemeint. Der Unterschied liegt darin, dass die Entfernungspauschale die Kosten für den einfachen Arbeitsweg abdecken soll. Dabei ist es egal, ob Sie die Strecke laufen, per Fahrrad oder mit anderen Verkehrsmitteln zurücklegen. Es darf pro Arbeitstag nur eine Anfahrt gezählt werden. Dabei können Sie für die ersten 20 Kilometer 0,30 Euro und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro mit der Steuererklärung geltend machen.
Beides zu kombinieren ist möglich
Entfernungspauschale und Kilometerpauschale schließen einander nicht aus. Wenn Sie zum Beispiel regelmäßig an verschiedenen Standorten arbeiten, sollten Sie sich vom Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte bestätigen lassen. Für die Fahrten zum Hauptarbeitsort fällt die Entfernungspauschale an. Alle weiteren Fahrten zu anderen Standorten und Destinationen, an denen Sie eine Tätigkeit ausüben, können Sie als Dienstreisen deklarieren.
Jeder Kilometer zählt
Der vielleicht größte Vorteil der Kilometerpauschale: Das Finanzamt erkennt die anfallenden Fahrtkosten als Betriebsausgaben an, ohne dass einzelne Beträge nachgewiesen werden müssen. Allerdings kostet die Berechnung der Pauschalen, die auf der Dienstreise entstehen, mehr Zeit und erfordert das Führen eines Fahrtenbuchs. Vielen Arbeitnehmer:innen ist es verständlicherweise zu mühsam, ihre Ansprüche auf diese Weise zu berechnen. Bahnfahrer haben es in vielerlei Hinsicht bequemer: Sie lassen sich einfach den Ticketpreis vom Unternehmen erstatten oder machen diesen steuerlich geltend. Hier spielt die Entfernung also keine Rolle, sondern allein die angefallenen Fahrtkosten.
App-Hilfe auf Dienstreisen
Das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden und das Abtippen von Reisedaten in Formulare für die Abrechnung sind mit viel Aufwand verbunden. Hier helfen Smartphone-Apps mit einem digitalen Reisekosten- und Spesenmanagement. Onexma zum Beispiel (kostenlos für Apple und Android) bietet eine automatische Berechnung aller Pauschalen weltweit, mit Abzügen nach deutscher Spesenregelung sowie der Kalkulation von Kilometer-Pauschalen plus einem Genehmigungsprozesses für Unternehmen.
So klappt es spielend leicht mit der Geld-zurück-Garantie bei Dienstfahrten.
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