Nachhaltigkeit
Verpflegungspauschale 2023 – Alles, was Sie wissen müssen
Unterwegs auf Dienstreisen müssen nicht nur Fahrten und Übernachtung bezahlt werden, sondern auch die Verpflegung. DB MOBIL fasst zusammen, wie diese Kosten abgerechnet werden und was Sie dabei beachten müssen.
Wenn Sie auf Dienstreise sind, entstehen Kosten. Nicht nur bei An- und Abreise, sondern auch am Zielort. Hotels, Restaurantbesuche, Kaffee im Bordbistro, Umtrunk mit Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen – die Verpflegung unterwegs ist teurer als im Alltag. Diese Ausgaben sind als Verpflegungsmehraufwand zusammengefasst. Kommt Ihr Arbeitgeber für die Schlemmerei im Außeneinsatz auf? DB MOBIL erklärt, wie der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet wird und welche Unterschiede es gibt, wenn die Dienstreise ins Inland oder Ausland führt.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet?
Jede Brezel, die man auf einer Dienstreise kauft, einzeln zu belegen wäre ziemlich umständlich. Deswegen wird der Mehraufwand mit der Verpflegungspauschale vergütet. Das heißt, es gibt feste Pauschbeträge, die nicht davon abhängen, wie viel Sie wirklich für Essen ausgeben. Egal ob Sie Falafel am Imbiss holen oder ein Sternerestaurant besuchen – der Betrag, den Sie am Ende erhalten, bleibt gleich. Sie müssen also keine Rechnungen beim Arbeitgeber einreichen. Nach der Reise zahlt meist eine Fachabteilung Ihnen die Pauschale aus. Geschieht das nicht, können Sie diese in der Steuererklärung absetzen.
Wichtig zu wissen:
Die Pauschalen gelten nur für die Kosten, die der Arbeitnehmer selbst übernimmt. Lädt Sie zum Beispiel der Firmenkunde vor Ort zum Abendessen ein, bedeutet das eine Kürzung der Pauschale. Sie müssen also bei den Vorgesetzten wahrheitsgetreu angeben, für welche Verpflegung Sie selbst aufgekommen sind und für welche nicht. Kleine Snacks wie ein Müsliriegel oder unbelegte Brötchen sind keine Mahlzeit und führen zu keiner Kürzung.
Die Höhe der Beträge hängt zwar nicht an Ihren realen Ausgaben, aber an anderen Faktoren. Ab einer gewissen Reisedauer wird die Verpflegungspauschale erhöht. Außerdem unterscheidet sie sich von Land zu Land. Die genauen Zahlen erfahren Sie jetzt.
Aktuelle Spesensätze für Deutschland
Ist die Geschäftsreise in unter 8 Stunden abgewickelt, beziehen Sie dafür gar kein Verpflegungsgeld. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden gibt es im Inland 14 Euro. Das ist die sogenannte kleine Verpflegungspauschale. Werden die 24 Stunden überschritten, steigt sie auf 28 Euro, das ist dann die große Verpflegungspauschale. Bei mehrtägigen Dienstreisen gibt es außerdem 14 Euro für den An- und Abreisetag.
Sonderfall:
Sie unternehmen mehrere kurze Dienstreisen an einem Tag. In diesem Fall dürfen Sie die Abwesenheitszeit zusammenrechnen, und wenn sie mindestens 8 Stunden beträgt, bekommen Sie die Verpflegungspauschale.
Eine Übernachtungspauschale gibt es auch, für Reisen in Deutschland liegt sie bei 20 Euro pro Nacht. Sie wird auch dann gezahlt, wenn Sie etwa bei Ihrer Schwester im Gästebett nächtigen. Im Ausland gilt dasselbe Prinzip der kleinen und großen Verpflegungspauschale. Sie berechnen sich auch nach derselben Stundenanzahl. Die konkreten Beträge sind aber überall anders. Das liegt daran, dass der Verpflegungsmehraufwand auf der Dienstreise höher oder geringer ausfällt, je nach Preisniveau am Zielort. Es ergibt zum Beispiel keinen Sinn, für die Schweiz und die Tschechische Republik das gleiche Budget einzuplanen.
Pauschbeträge im Ausland ab 2023
Um diese wirtschaftlichen Unterschiede auszugleichen, gibt es in jedem Land, teilweise sogar in einzelnen Städten und Regionen andere Pauschalen. Dabei gilt bei der Anreise die Verpflegungspauschale des Landes, das der Arbeitnehmer vor Mitternacht erreicht. Bei der Abreise gilt die des letzten Tätigkeitsortes.
Hier finden Sie eine Auswahl an Ländern. Die komplette Auflistung gibt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr neu heraus. Weil wirtschaftliche Bedingungen sich wandeln, ändern sich mit jedem Jahr die Beträge für ein paar Länder.
Verpflegungspauschale von den Steuern absetzen
In der Regel zahlt das Unternehmen seinen Angestellten das Geld für den Verpflegungsmehraufwand nach der Dienstreise aus. Der erhaltene Betrag in der Höhe der Pauschale ist für Sie steuerfrei, der Arbeitgeber setzt ihn als Betriebsausgabe von der Steuer ab. Zahlt Ihr:e Arbeitgeber:in den Pauschbetrag nicht, können Sie ihn als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Das gilt auch für Selbstständige, die ihre Dienstreisen ohne Arbeitgeber:innen organisieren.
Falls Sie Verpflegung bereitgestellt bekommen haben, müssen Sie die Beträge selbstständig kürzen. Für ein erhaltenes Frühstück kürzen Sie die Verpflegungspauschale um 20 Prozent. Für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent. Berechnet werden die Kürzungen mit der großen Verpflegungspauschale, die 28 Euro beträgt. Davon raucht einem erst mal der Kopf, aber wenn man die Rechnung aufstellt, wird es verständlich. Gehen wir das mal durch:
28 Euro x 20 Prozent = 5,60 Euro
28 Euro x 40 Prozent = 11,20 Euro
Diese Zahlen gelten selbst bei einer kürzeren Reise, für die Sie nur 14 Euro Erstattung erhalten! Ein Beispiel: Sie waren 9 Stunden auf Dienstreise, die Firma hat Ihnen das Mittagessen gezahlt. Es bleiben Ihnen noch 14 Euro minus 11,20 Euro, also 2,80 Euro der Pauschale übrig.
Dabei wird aber nur bis auf null Euro gekürzt. Minuskosten, für die Sie im Nachhinein draufzahlen müssen, gibt es nicht.
Übrigens: Für 2,80 Euro bekommen Sie auch schon etwas Feines in der Bordgastronomie der DB, einen kleinen Espresso zum Beispiel. Und wenn Sie dort gemütlich sitzen, können Sie auf der Rückfahrt ganz entspannt die Reisekostenabrechnung erledigen. Ein weiterer klarer Vorteil der Bahn gegenüber dem Auto.
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