Aktuelle Sätze für Geschäftsreisende Höhere Verpflegungspauschale 2024: Alles, was Sie wissen müssen

Auf Dienstreisen entstehen Kosten. Nicht nur bei An- und Abreise, sondern auch am Zielort. Hotelübernachtungen, Restaurantbesuche, Kaffee to go, Umtrunk mit Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen – die Verpflegung unterwegs ist teurer als im Alltag. Diese Ausgaben sind als Verpflegungsmehraufwand zusammengefasst. Kommt der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin für Kaffee, Mineralwasser und Imbisse im Außeneinsatz auf? Und wie hoch ist die Erstattung?

So wird der Verpflegungsaufwand abgerechnet

Für jede Brezel, die man auf einer Dienstreise kauft, einen einzelnen Beleg einzureichen wäre ziemlich umständlich. Deswegen wird der Mehraufwand mit der Verpflegungspauschale vergütet. Das heißt, es gibt feste Pauschbeträge, die nicht davon abhängen, wie viel man wirklich für Essen ausgibt – egal, ob für eine Falafel am Imbiss oder einen Besuch im Sternerestaurant.

Man muss also keine Rechnungen beim Arbeitgeber oder bei der Arbeitgeberin einreichen. Nach der Reise zahlt die Personalabteilung die Pauschale meistens aus. Geschieht das nicht, kann man diese in der Steuererklärung absetzen.

Wichtig zu wissen: Die Pauschalen gelten nur für die Kosten, die Arbeitnehmer:innen selbst übernehmen. Lädt zum Beispiel ein:e Firmenkund:in vor Ort zum Abendessen ein, bedeutet das eine Kürzung der Pauschale. Man muss also bei den Vorgesetzten wahrheitsgetreu angeben, für welche Verpflegung man selbst aufgekommen ist und für welche nicht. Kleine Snacks wie ein Müsliriegel oder unbelegte Brötchen sind keine Mahlzeit und führen zu keiner Kürzung.

Die Höhe der Beträge hängt zwar nicht von den realen Ausgaben ab, aber von anderen Faktoren. Ab einer gewissen Reisedauer wird die Verpflegungspauschale erhöht. Ist die Geschäftsreise in weniger als acht Stunden abgewickelt, fällt dafür gar kein Verpflegungsgeld an. Außerdem unterscheiden sich die Sätze von Land zu Land. Die genauen Zahlen erfahren Sie hier.

Neue Spesensätze für Deutschland 2024

Das Bundesfinanzministerium hat für 2024 neue Sätze beschlossen. Diese sehen folgende Tarife vor: Bei einer Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden gibt es im Inland 16 Euro – zwei Euro mehr im Vergleich zum Vorjahr. Das ist die sogenannte kleine Verpflegungspauschale. Werden  24 Stunden überschritten, steigt sie auf 32 Euro, das ist dann die große Verpflegungspauschale. Bei mehrtägigen Dienstreisen gibt es außerdem 16 Euro für den An- und Abreisetag.

Sonderfall: Sie unternehmen mehrere kurze Dienstreisen an einem Tag. In diesem Fall dürfen Sie die Abwesenheitszeit zusammenrechnen und wenn sie mindestens 8 Stunden beträgt, bekommen Sie die Verpflegungspauschale.

Sofern Arbeitgeber:innen nicht die tatsächlich angefallenen Hotelkosten erstatten, ist die Zahlung einer Übernachtungspauschale möglich. Sie liegt in Deutschland bei 20 Euro pro Nacht und wird auch dann gezahlt, wenn Sie etwa bei Ihrer Schwester im Gästebett nächtigen.

Im Ausland gilt dasselbe Prinzip der kleinen und großen Verpflegungspauschale. Sie berechnen sich auch nach derselben Stundenanzahl. Die konkreten Beträge sind aber überall anders. Das liegt daran, dass der Verpflegungsmehraufwand auf der Dienstreise höher oder geringer ausfällt, je nach dem Preisniveau am Zielort. Das liegt für die Schweiz bekanntlich höher als zum Beispiel in der Tschechischen Republik.

Sonderfall: Sie verbinden Ihre Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt oder einem Urlaub. Diese Art des sogenannten Bleisure Travels liegt im Trend. 

Sofern Sie also die Dienstreise privat verlängern, wird ermittelt, wie viel Zeit die rein dienstlichen Verpflichtungen in Anspruch genommen haben – nur dafür ist die Verpflegungspauschale fällig. Es kann auch vorkommen, dass unterwegs zwei oder mehr dienstliche Anlässe anfallen, die ein oder mehrere Tage auseinander liegen. Dann profitieren Sie davon, dass auch für diese „Brückentage“ zwischen den Terminen die Verpflegungspauschale gezahlt wird.