Abwesenheitsnotiz: Garant für einen stressfreien Urlaub

Im Urlaub schauen Sie immer wieder in Ihre E-Mails? Eine automatisch versendete Abwesenheitsnotiz hilft dabei abzuschalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sie erstellen, und eine Vorlage.

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Frau mit Koffer verlässt Ihren Arbeitsplatz.
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Abwesenheitsnotiz aktivieren, Laptop ausschalten und los: Mit der richtigen Vorbereitung reisen Sie ohne Stress

Der Urlaub wird schon lange herbeigesehnt – und  dann schaut man doch wieder am Strand, auf dem Berggipfel oder noch während der Anreise in der Bahn ins E-Mail-Postfach und fällt zurück in den Berufsstress. Nur wer Aufgaben, Termine und Absprachen an eine Vertretung übergibt, kann abschalten.

Einer der wichtigsten Tipps dafür: eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Konto. Sie wird als Antwort auf eine eingehende Nachricht automatisch versendet und informiert darüber, wie lange Sie weg sind und welche:r Kolleg:in Sie währenddessen vertritt. Somit erwartet niemand eine persönliche Antwort – und Sie brauchen keine Angst vor einem zu vollen E-Mail-Postfach nach Ihrer Rückkehr zu haben. Mit unserer Anleitung für Outlook und Microsoft 365 sowie einer Vorlage richten Sie eine Abwesenheitsnotiz leicht und schnell ein.

Als Erstes sollten Sie jedoch mit Ihrer Führungskraft und Ihren Kolleg:innen besprechen, wer Sie während Ihres Urlaubs vertreten kann. Falls Sie in unterschiedlichen Bereichen arbeiten, ist es womöglich sinnvoll, mehrere Vertreter:innen zu finden. Klären Sie mit ihnen rechtzeitig, was diese während Ihrer Abwesenheit erledigen sollen und welche Herausforderungen womöglich auf sie zukommen. Ebenso sollten Sie Ihre Geschäftspartner:innen und Kund:innen über Ihren Urlaub informieren, am besten mit einer persönlichen Nachricht kurz vor Antritt des Urlaubs.

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Im Urlaub – und dank Abwesenheitsnotiz wartet niemand auf eine Antwort auf gesendete E-Mails

Vorlage: Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz enthält die Dauer Ihrer Abwesenheit, den Namen, die E-Mail-Adresse und Telefonnummer Ihrer Vertretung sowie einen Hinweis, ob die E-Mails weitergeleitet werden.

Eine Beispielvorlage für eine gelungene Abwesenheitsnotiz lautet:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich derzeit nicht persönlich antworten. Ich bin ab dem xx.xx.xxxx wieder an meinem Arbeitsplatz und melde mich nach meiner Rückkehr. Bis dahin werden meine E-Mail-Nachrichten leider nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen / meine Kollegin Vorname Nachname wenden (Telefon, E-Mail-Adresse).
Mit freundlichen Grüßen XY

Allerdings muss nicht jede Abwesenheitsnotiz derart förmlich sein. Je nachdem, wie Sie in Ihrem Unternehmen üblicherweise mit Kund:innen umgehen, können Sie die Notiz auch lockerer formulieren. Hilfreich ist dann bereits, die Nachricht mit „Liebe Kolleg:innen“ zu beginnen und mit „Mit besten Grüßen“ zu beenden. Manch eine:r wagt sich aber auch an lustige Abwesenheitsnotizen und amüsiert damit die Empfänger:innen. Zur Sicherheit können Sie für interne Korrespondenz eine lockere Ansprache und für externe eine förmliche wählen.

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Koffer packen – und ab in den Urlaub!

Anleitung: So erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook und Microsoft 365

  1. Je nach Typ Ihres E-Mail-Kontos in Outlook finden Sie entweder unter „Datei“ oder „Extras“ die Schaltfläche „Automatische Antworten“. Klicken Sie darauf, und aktivieren Sie diese mit einem Haken. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, wählen Sie „Datei“ und dann „Automatische Antworten senden“. Falls Sie die Schaltfläche nicht finden, wird es etwas komplizierter: In diesem Fall unterstützt Ihr Kontotyp die automatische Antwort-Option leider nicht, und Sie müssen die Nachricht als „Neue Regel“ anlegen.
  2. Im nächsten Schritt schreiben Sie in das Textfeld die Nachricht. Wenn Sie möchten, können Sie zwei verschiedene Abwesenheitsnotizen für externe und interne Empfänger:innen einrichten. Eine Vorlage finden Sie oben.
  3. Optional legen Sie einen Zeitraum fest, in dem die Abwesenheitsnotiz versendet wird. Wenn Sie das Datum offenlassen, müssen Sie die automatischen Antworten nach Ihrer Rückkehr manuell deaktivieren. Tipp: Lassen Sie die Abwesenheitsnotiz am ersten Tag nach Ihrem Urlaub noch aktiviert. So können Sie entspannter einsteigen.
  4. Klicken Sie auf „OK“ – fertig.

Nun kann Ihr stressfreier Urlaub beginnen. Umso mehr, wenn Sie die Bahn als Verkehrsmittel wählen.

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