Ratgeber Dienstreisen: Was ist zu beachten?

Kein Grund zur Panik. DB MOBIL erklärt Schritt für Schritt, was es zu beachten gibt. Zuerst klären wir, was eine Dienstreise ausmacht. Sie erfahren, unter welchen Umständen die Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie sie vergütet wird. Außerdem informieren wir Sie, wie man berufliche Reisen plant und abrechnet.
 
Was zählt als Dienstreise?

Eine Anmerkung vorab: Das Wort Dienstreise ist im öffentlichen Dienst gebräuchlich, in der Privatwirtschaft spricht man eher von Geschäftsreise. Beides meint grundsätzlich das Gleiche, nämlich: eine Reise, die zum Job gehört. In der gesetzlichen Definition der Dienstreise heißt es präzise, dass Arbeitnehmer:innen ihre Arbeit nicht an der regelmäßigen Arbeitsstätte verrichten.

Davon ausgenommen ist der Dienstgang, bei dem man in nächster Nähe beruflichen Tätigkeiten nachgeht, zum Beispiel mal kurz zum Paketshop. Erst wenn Arbeitnehmer:innen auf dem Weg zum Geschäftstermin eine größere Strecke zurücklegen müssen, handelt es sich um eine Dienstreise. Es gibt keine genaue Regelung dazu, wie viele Kilometer oder Stunden dafür mindestens aufgewendet werden müssen. Zweifelsfälle sollten Sie mit Ihrer Führungskraft besprechen. Wenn Sie nur in den Nachbarort müssen, aber wegen Stau den ganzen Nachmittag brauchen, gilt das jedenfalls nicht als Dienstreise.
 
Wann gilt die Reisezeit als Arbeitszeit?

Ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt und wie sie vergütet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier finden Sie einen ganzen Artikel von uns zu diesem Thema.
 
Das Wichtigste hat DB MOBIL im Folgenden zusammengefasst:
 
1. Zeit ist entscheidend
Die Regelung unterscheidet sich, je nachdem ob Ihre Dienstreise in Ihrer regulären Arbeitszeit stattfindet oder nicht.

Reisen innerhalb der normalen Arbeitszeit werden auch als Arbeitszeit vergütet, unabhängig davon, wie Sie die Zeit während der Fahrt nutzen. Allerdings müssen die Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz eingehalten werden. Außerdem wird nur erforderliche Reisezeit als Dienstreise anerkannt. Ein privater Zwischenstopp, um eine Freundin oder einen Freund zu besuchen, ist beispielsweise nicht dienstlich erforderlich und wird nicht vergütet.
 
2. Verkehrsmittel machen einen Unterschied

Außerhalb der normalen Arbeitszeit kommt es auf das Verkehrsmittel an. Fahren Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln, gilt die Reisezeit nur dann als Arbeitszeit, wenn eine Führungskraft Ihnen vorgibt, auf der Fahrt zu arbeiten. Das heißt, wenn Sie etwa im Zug sitzen und Arbeit erledigen, ohne dass Sie explizit dazu aufgefordert wurden, zählt das offiziell nicht als Arbeitszeit. Nutzen Sie in diesem Fall lieber die Zeit, um sich zu entspannen, bevor Sie am Ankunftsort wieder Arbeit erwartet. Im ICE Portal zum Beispiel können Sie auf der Fahrt einen Film anschauen oder ein Hörspiel hören. Fahren Sie mit dem Auto und sitzen auch am Steuer, gilt das rechtlich als beanspruchend, logische Folge: Die Reisezeit gilt als Arbeitszeit. Da man aber während der Fahrt kaum produktiv arbeiten kann, dürfte klar sein: Dienstreisen mit dem Auto sind verschwendete Arbeitszeit. Sie verursachen Stress, und erledigt wird dennoch nichts.
 
Warnhinweis für Bahnmuffel: Wenn für Dienstreisen grundsätzlich vorgesehen ist, dass sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln absolviert werden, und Sie trotzdem Auto fahren, wird Ihnen keine Arbeitszeit anerkannt.
 
3. Absprache ist immer wichtig

Oft gibt es in Unternehmen zusätzliche Regelungen für Dienstreisen. Manchmal stehen diese auch im Arbeitsvertrag. Wenn Ihnen unklar ist, wie Ihr Unternehmen Arbeitszeit und Vergütung handhabt, holen Sie sich genauere Informationen von Vorgesetzten.



Wie plane ich die Dienstreise?

In der Regel veranlassen Führungskräfte eine Dienstreise. Sie sollten den Mitarbeiter:innen frühzeitig Bescheid geben, damit diese sich den Zeitraum freihalten und sich vorbereiten können. Denn: Weigert man sich, eine Dienstreise anzutreten, etwa weil die Kinderbetreuung nicht organisiert werden kann, führt das im schlimmsten Fall zu einer Abmahnung oder sogar Kündigung. Das steht manchmal entweder im Arbeits- oder Tarifvertrag. Wenn nicht, können Arbeitgeber:innen von ihrem Weisungsrecht Gebrauch machen.
Heutzutage buchen viele Arbeitnehmer:innen ihre Dienstreisen selbst. In diesem Fall müssen vorher Richtlinien dafür definiert werden. Zum Beispiel: Welche Verkehrsmittel sollen genutzt werden? Welche Art von Unterkunft wird gebucht? Welches Budget ist angemessen? Grundsätzlich gilt: Für die Reise sollte das günstigste, zumutbare Angebot gewählt werden. Der zumutbare Zeitrahmen für eine Dienstreise liegt zwischen 6 und 24 Uhr. In Einzelfällen können Ausnahmen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden besprochen werden. Wenn ein:e Mitarbeiter:in etwa körperlich beeinträchtigt ist, ist eine teurere Zugverbindung mitunter vorzuziehen, die dafür weniger Umstiege hat.
 
Arbeitgeber:innen geben am besten auch vor, über welche Portale die Dienstreise gebucht werden soll. Oft nutzen Unternehmen Software, die speziell für die Buchung von dienstlichen Reisen gedacht ist. Auch die Deutsche Bahn bietet eigens Programme, um Dienstreisen mit dem Zug direkt zu buchen.
Bevor Sie die Dienstreise antreten, sollten Sie außerdem klären, wer Ihre Vertretung übernimmt.
 
Wie werden die Reisekosten abgerechnet?

Damit im Betrieb alle Kosten richtig zugeordnet werden können, muss man nach jeder Dienstreise eine Abrechnung der Reisekosten erstellen. Darunter fallen unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten und die Verpflegung auf der Dienstreise. Normalerweise werden sie vom Betrieb erstattet, er ist aber nicht dazu verpflichtet. Lässt ein:e Arbeitgeber:in Sie auf den Reisekosten sitzen, können Sie die Ausgaben immerhin als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dafür müssen Sie alle Belege über Ihre Reisekosten einreichen.
 
Für die Abrechnung gibt es keine einheitlichen Formalia. Meistens halten Unternehmen aber ein digitales Formular oder ein Programm vor, in das die Mitarbeitenden die Kosten eintragen und die Belege einfügen.
 Die Verpflegungskosten auf der Reise werden Verpflegungsmehraufwand genannt. Dabei wird nicht der genaue Betrag erstattet, den die Arbeitnehmer:innen für Essen oder Übernachtung ausgeben. Das würde einen hohen Aufwand bedeuten. Daher werden stattdessen Pauschalbeträge ausgezahlt oder eben von der Steuer abgezogen. Sie brauchen also nicht jeden Kassenzettel aus dem Bordbistro aufzuheben.
 Für Dienstreisen bis zu 8 Stunden kann kein Betrag angesetzt werden. Dienstreisen innerhalb Deutschlands, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern, werden mit 14 Euro abgerechnet. Geht die Reise länger, gibt es das Doppelte, 28 Euro pro Kalendertag. Bei mehrtägigen Dienstreisen ist die Pauschale für An- und Abreisetag 14 Euro.
 Sollten Sie die Verpflegungskosten nicht selbst zahlen, sondern das Unternehmen Essen und Übernachtung übernehmen, werden die Pauschalen gekürzt.
 
Hier erklärt DB MOBIL den Verpflegungsmehraufwand und die Höhe der Pauschalen im In- und Ausland ganz genau.
 
Falls Sie Dienstreisen nicht mögen, sehen Sie es mal so: Auswärts zu arbeiten verhindert, dass man am Schreibtisch Wurzeln schlägt. Oftmals kann man währenddessen neue Orte kennenlernen. Das muss nicht kompliziert sein: Wer einmal den Dschungel an Regelungen durchblickt hat, kann auf der nächsten Dienstreise den Kopf ganz entspannt in die himmelblauen ICE-Kissen sinken lassen.