Beruf Dienstreisen abrechnen: So klappt es mit der Steuererklärung!

Die Antwort ist: Ja. Alle Reisekosten oder auch Teile davon, die durch Arbeitgeber:innen nicht übernommen werden, können Mitarbeitende von der Steuer absetzen. Das Finanzamt berücksichtigt die Ausgaben für Dienstreisen als sogenannte Werbungskosten.
Wie Sie Ihre Reisekosten richtig geltend machen, erklärt DB MOBIL.

In welchem Fall kann ich Reisekosten steuerlich absetzen?
Alle Kosten für eine beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
Wichtig: Sie können nur die Kosten absetzen, für die Sie selbst aufgekommen sind. Ihr:e Arbeitgeber:in darf Ihnen diese nicht erstattet haben.

Was ist eine beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit?
Die Tätigkeit sollte in den meisten Fällen im Interesse des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin stattfinden. Dazu zählen Fahrten zu Kund:innen und Lieferfirmen, Meetings, Weiterbildungen, Tagungen, Exkursionen und Klassenfahrten von Lehrkräften. Wenn die Tätigkeit von Arbeitnehmer:innen selbst veranlasst wird, muss sie beruflich relevant sein.
Auswärtstätigkeit: Es muss eine Tätigkeit in Abwesenheit vom regelmäßigen Arbeitsplatz sein. Der Mitarbeitende arbeitet also vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder der festen Arbeitsstätte. Arbeitnehmer:innen können laut dem Bundesfinanzhof nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, der sie dauerhaft zugeordnet sind.

Welche Fahrtkosten kann ich absetzen?
Ob die Fahrtkosten abgesetzt werden können, hängt mitunter von der Art des Fahrzeugs ab.

Öffentliche Verkehrsmittel und Taxifahrten
Sind Sie mit Bus, Bahn oder Taxi für Ihr Unternehmen unterwegs, können Sie die Kosten in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen. Dafür müssen die Einzelbelege jeder Fahrt aufbewahrt werden. Das klingt nicht nur recht einfach – das ist es auch, vor allem, wenn man das mit dem Aufwand für Pkw-Nutzung vergleicht.

Mit dem eigenen Fahrzeug
Wenn Sie als Mitarbeiter:in mit dem eigenen Fahrzeug für Ihr Unternehmen unterwegs sind, haben Sie zwei Optionen.

Abrechnung über den Pauschalbetrag:
Sie können für die Reisekostenabrechnung eine Pauschale pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Dafür brauchen Sie keine Belege.

Eigener Pkw: 0,30 Euro/km
Motorrad oder Motorroller: 0,20 Euro/km
Moped, Mofa oder Elektrofahrrad (nicht aber Pedelecs): 0,20 Euro/km.

Abrechnung über den individuellen Kilometer-Kostensatz:
Sie können Ihre tatsächlichen Kosten auch selbst ermitteln und als Werbungskosten ansetzen. Das könnte sich lohnen, falls Ihre Fahrtkosten die Pauschalbeträge deutlich übersteigen. Dafür müssen die Gesamtkosten im Jahr für das Fahrzeug ermittelt und in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Die Kosten müssen alle durch Quittungen belegt werden. In der Abrechnung wird dann der Betrag angesetzt, der dem Teil der dienstlichen Fahrten entspricht. Dieser Vorgang ist jedoch deutlich aufwendiger.

Leerfahrt
Wenn Sie von einer Bezugsperson für eine Dienstreise zum Bahnhof gebracht werden, können Sie die Hin- und Rückfahrt mit der Kilometerpauschale von den Steuern absetzen. Die Rückfahrt vom Bahnhof ohne die reisende Person wird dann als Leerfahrt angesetzt.

Fahrrad
Wer mit dem Fahrrad (oder Pedelec) auf Dienstreise unterwegs ist, kann hierfür keine Werbungskosten geltend machen, jedenfalls keine Pauschalen pro gefahrenem Kilometer. Anders als bei motorbetriebenen Fahrzeugen müssen Sie ja auch nicht für jede Strecke den Tank füllen oder die Batterie aufladen. Hinweis: Anders sieht es beim Pendelweg zur Arbeit aus. Hier gilt auch für Fahrten mit dem Fahrrad die Pendlerpauschale.

Eine Möglichkeit gibt es aber doch. Sie können die tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Also etwa die Anschaffungs- und Wartungskosten über die Zeitdauer der Nutzung – aber nur für die beruflich bedingten Fahrten. Bedeutet: Sie müssen alle Ausgaben dokumentieren und ein Fahrtenbuch führen, anders ist der berufliche Anteil nicht nachzuweisen. Das funktioniert also so ähnlich wie beim Kilometer-Kostensatz für Autofahrer:innen. Recht mühsam.

Wie setze ich Verpflegung steuerlich ab?
Es wird davon ausgegangen, dass die Kosten für Verpflegung auf Reisen höher sind als die zu Hause. Deshalb können Sie die Kosten für Essen und Trinken auf der Dienstreise bei der Abrechnung steuerlich absetzen. Fachbegriff: Verpflegungsmehraufwand.

Auch dafür gibt es Pauschalen:
28 Euro für jeden Tag, an dem man mindestens 24 Stunden für die Auswärtstätigkeit unterwegs ist.
14 Euro für Auswärtstätigkeiten ab 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden.

Wichtig: Dieser Betrag gilt auch für den An- und Abreisetag. Die Pauschalen sind verbindlich. Auch wenn Sie höhere Kosten für den Verpflegungsmehraufwand auf Ihrer Dienstreise hatten, können Sie diese nicht steuerlich geltend machen.
Der oder die Arbeitgeber:in darf Pauschbeträge steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Wenn der Betrieb mehr als die angesetzten Pauschalen zahlt, muss er diese Beträge pauschal versteuern.

Bewirtung von Geschäftspartner:innen
Eine Ausnahme ist die Bewirtung von Geschäftspartner:innen oder Kolleg:innen. Diese gilt, wenn das Gehalt des Mitarbeitenden erfolgsabhängige Bestandteile hat. Wenn es für die Bewirtung einen beruflichen Anlass gibt und Arbeitgeber:innendie Kosten nicht übernehmen, können sie als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Auslandstagegelder
Für Reisen ins Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen für die Verpflegung. Diese werden jährlich an die Preisentwicklung im jeweiligen Land angepasst. Achtung: In Einzelfällen unterscheiden sich innerhalb eines Landes die Pauschalen für die verschiedenen Städte. Die Pauschalen können Mitarbeitende in diesem Schreiben nachlesen.

Übernachtungskosten
Kosten für Übernachtungen im Hotel können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dafür müssen die Einzelbelege nachgewiesen werden. Mahlzeiten, wie etwa Hotelfrühstück, gehören nicht zu den steuerlich abzugsfähigen Kosten. Wenn diese auf der Rechnung stehen, muss der entsprechende Betrag abgezogen werden. Wenn kein genauer Betrag für die genutzte Verpflegung im Hotel angegeben ist, gibt es dafür eine Pauschale:
Frühstück: 20% der Tagespauschale für Verpflegung (In Deutschland 5,60 Euro)
Mittag und Abendessen: 40% der Tagespauschale (In Deutschland 11,20 Euro)
Bei einer Vollpension wird die Verpflegungspauschale von 28 Euro aufgebraucht.
Die Pauschalen gelten sowohl für Deutschland als auch fürs Ausland. Mehrkosten, die durch die Mitbenutzung der Unterkunft durch eine Begleitperson entstehen, können nicht geltend gemacht werden. Wenn also ein Doppelbettzimmer genutzt wird, wird vom Finanzamt nur der Preis von einem Einzelzimmer in demselben Hotel berücksichtigt. Wenn im Ausnahmefall kein Beleg der Übernachtung mehr vorhanden ist, dürfen Sie die Kosten schätzen.

Reisenebenkosten
Auf Dienstreise fallen außerdem häufig Nebenkosten an, die nicht in die oben genannten Kategorien Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten fallen. Auch diese können als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Dazu zählen:

• Gepäckgebühren (Transport und Aufbewahrung von Gepäck, Übergepäck durch notwendiges Material, Reisegepäckversicherung)
• Telefon- und Postgebühren (für geschäftliche Kommunikation)
• Park- und Mautgebühren
• Trinkgeld
• Eintritt für geschäftliche Veranstaltungen
• Schadensersatz bei Verkehrsunfällen auf Dienstreise
• Wertverluste infolge eines Diebstahls (ausgenommen Geld und Schmuck)

Wenn Sie für Reisenebenkosten keine Quittung erhalten haben (zum Beispiel für Gepäckaufbewahrung oder Trinkgeld), muss hierfür ein Eigenbeleg erstellt werden. Dafür müssen zeitnah Datum, Ort und Art der bezahlten Dienstleistung notiert werden.

Urlaub und Dienstreise
Manche Arbeitnehmer:innen kombinieren ihre mehrtägige Dienstreise mit einem privaten Urlaub. In diesem Fall können Sie die Reisekosten für den beruflichen Teil der Reise absetzen. Dafür müssen die privaten und beruflichen Kosten unterschieden werden können. Etwa, indem Sie die zeitlichen Anteile der Reise als Maßstab nehmen. Wenn Sie beispielsweise sechs Tage der Reise auf einem Kongress im Ausland waren und im Anschluss vier Tage Urlaub dort gemacht haben, gelten 60% der Flugkosten als geschäftlich und 40% als privat.
Wenn diese Trennung trotz Schätzung nicht möglich ist, können die Kosten nicht abgesetzt werden.

Reisen auf eigene Rechnung
Nicht alle beruflichen Auswärtstätigkeiten müssen ausschließlich von Arbeitgeber:innen veranlasst sein. Wenn Arbeitnehmer:innen eigeninitiativ Vorstellungsgespräche, Fortbildungen und Messen in Anspruch nehmen, können sie sich dafür Geld zurückholen – solange diese immer noch mit dem Beruf zusammenhängen.

Vorstellungsgespräche
Reisekosten durch angetretene Vorstellungsgespräche können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Es sei denn, die Kosten wurden vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin erstattet.

Fortbildung- und Weiterbildungen
Wenn Sie sich eigeninitiativ fortbilden möchten, können Sie sich dafür Geld durch die Steuererklärung wiederholen. Steuerrechtlich zählen hier Bildungsmaßnahmen, die Sie nach Ihrer abgeschlossenen Ausbildung in Anspruch nehmen. Voraussetzung: Die Fort- oder Weiterbildung sollte Ihre Qualifikationen fördern. Darunter fallen zum Beispiel Seminare, Lehrgänge oder Umschulungen.
Wenn eine Arbeitnehmerin sich beispielsweise nach der Elternzeit für den Wiedereinstieg in den Beruf qualifizieren möchte, kann sie die Kosten dafür als Werbungskosten ansetzen. Die Inhalte der Fort- oder Weiterbildung sollten dabei auf ihre relevante Berufsgruppe zugeschnitten sein. Allgemeinbildende Inhalte oder Sprachkurse zählen nicht dazu. Zu den absetzbaren Kosten zählen Reisekosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Kursgebühren und Material.
Wichtig: Die Kosten für eine erste Berufsausbildung außerhalb des Dienstverhältnisses zählen nicht dazu. Diese sind nur als Sonderausgaben absetzbar.

Messebesuche
Manche Arbeitnehmer:innen wollen sich auch auf eigene Faust auf einer Messe geschäftlich weiterbilden oder neue Kontakte knüpfen. Solange der Besuch beruflich veranlasst ist, zählen die Kosten für Veranstaltung und Reise als Werbungskosten. Hierfür ist es sinnvoll, die geschäftlich relevanten Tätigkeiten und Inhalte beim Messebesuch zu notieren.

Reisekosten bei Leiharbeiter:innen
Wenn ein:e Leiharbeiter:in für die Dauer eines befristeten Arbeitsverhältnisses in einer festgelegten Arbeitsstätte tätig ist, gilt diese als die erste Arbeitsstätte. Die Fahrtkosten hierhin kann er oder sie demnach nur über die Entfernungspauschale geltend machen. Wird die Person jedoch innerhalb des befristeten Arbeitsverhältnisses an einen anderen Arbeitsort versetzt, ändert sich die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte nicht.
Das bedeutet, dass die Kosten für den Weg zur zweiten Arbeitsstätte als Werbungskosten wie bei einer Dienstreise geltend gemacht werden können. Auch die Mehraufwendungen für Verpflegung können Leiharbeitnehmer:innen in den ersten drei Monaten eines neuen Einsatzes geltend machen.

Steuererklärung
Über die Steuererklärung können Sie die Reisekosten als Werbungskosten geltend machen. Dafür gibt es inzwischen hilfreiche Steuerprogramme, in denen man alle geschäftlichen Kosten erfassen und dokumentieren kann.
Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in Paragraf 9 des Einkommenssteuergesetztes. Die Finanzverwaltung erläutert die Regelungen in R 9.4 bis R 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien und im Schreiben des Bundesfinanzministeriums 2020.
Eine Vielzahl der dienstlich veranlassten Reisekosten senken Ihre Steuerlast. Wenn man einmal weiß, welche das sind, steht dem nichts mehr im Weg. Wenn Sie bei Ihrer nächsten Dienstreise mit der Deutschen Bahn also überlegen, sich noch einen Cappuccino aus dem Bordbistro zu holen – nur zu! Fällt unter Verpflegungsmehraufwand.